Приложение к Постановлению от 23.12.2011 г № 206 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Оформление и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам»
1.Общие положения
1.1.Административный регламент – нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной или муниципальной услуги и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги.
1.2.Административный регламент по предоставлению Администрацией Левашинского муниципального района муниципальной услуги «Оформление и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам» (далее Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной услуги (далее муниципальная услуга), создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги (далее заявители), и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.
1.3.Заявитель – физическое или юридическое лицо либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальные услуги с запросом, выраженным в устной, письменной или электронной форме.
1.4.Одним из основных принципов предоставления муниципальной услуги является доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги и предоставление муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями здоровья в соответствии с Федеральным законом от 24 ноября 1995 года № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги - «Оформление и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам».
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Муниципальную услугу предоставляет Администрация Левашинского муниципального района в лице архивного отдела Администрации МР «Левашинский район» (далее Отдел).
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является:
Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов с сопроводительным письмом, тематических перечней, подборок и информационных писем по архивным документам.
Выдача заявителю:
справок об отсутствии запрашиваемой информации в архивах и рекомендации по ее дальнейшему поиску;
уведомления о направлении соответствующего обращения (запроса) на исполнение по принадлежности в государственные архивные учреждения области, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;
уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причины отказа.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
Общий срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 (тридцать) дней со дня получения заявления о предоставлении муниципальной услуги и необходимых документов.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;
Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»;
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральным законом от 27.07.2010г. «Об организации представления государственных и муниципальных услуг»;
Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
Законом Республики Дагестан «Об архивном деле в Республике Дагестан» от 11.04. 2005 года №15;
Положением об архивном отделе Администрации Левашинского муниципального района, утвержденным Постановлением Администрации муниципального района от 15.06.1999г. № 77.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Для получения муниципальной услуги является письменное обращение (заявление):
а) для физического лица по формам согласно приложениям №1 к настоящему Административному регламенту;
б) для юридического лица по форме согласно приложению № 2 к настоящему Административному регламенту.
От имени юридических лиц могут действовать лица, действующие в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами и учредительными документами, без доверенности; представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. В предусмотренных законом случаях от имени юридического лица могут действовать его участники.
2.6.2.Обращение (запрос) заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации.
2.6.3.В обращении (запросе) заявителя указываются сведения необходимые для его исполнения, в том числе:
о наименовании юридического лица на бланке организации, для граждан – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
почтовый и/или электронный адрес заявителя;
интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень архивных документов, тематический подбор копий архивных документов, тематический обзор архивных документов);
дата отправления;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя.
2.6.4.Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом и распечатано посредством электронных печатающих устройств.
2.6.5.Заявление на предоставление муниципальной услуги формируется в одном экземпляре и подписывается заявителем.
Копии документов, за исключением заявления, представляются вместе с оригиналами. После сличения оригинала документа и его копии к делу приобщается копия документа, а оригинал возвращается заявителю.
Копии документов, указанных в пункте 2.6.6 настоящего Административного регламента должны быть пронумерованы, заверены подписью заинтересованного лица либо подписью руководителя и печатью организации.
2.6.6.По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.
2.6.7.Отдел не вправе требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является несоблюдение требований к письменному обращению в соответствии со ст.7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
В предоставлении муниципальной услуги Заявителю может быть отказано по следующим основаниям:
непредставление документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего Административного регламента, либо представление документов, не позволяющих однозначно истолковать их содержание и (или) предоставление недостоверных сведений в документах.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы её взимания в случаях, предусмот-ренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами
Муниципальная информационная услуга предоставляется и бесплатно и платно в соответствии с Распоряжением главы администрации МР «Левашинский район» №77 от 22.09.2011г..
2.10.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в день поступления в архивный отдел.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Процедура по предоставлению муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:
регистрация обращений;
анализ содержания и тематики поступивших обращений (запросов) заявителей;
подготовка и направление ответа заявителям.
Рассмотрение обращения (запроса) заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые процедуры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.
Блок-схема процедуры по предоставлению муниципальной услуги представлена в приложении к настоящему Административному регламенту.
Поступление обращения (запроса) лично от заявителя или по почте является основанием для регистрации обращения. Поступившие в архивный отдел письменные обращения (запросы) заявителей регистрируются в журналах регистрации входящей корреспонденции специалистом архивного отдела в течение одного дня со дня их поступления.
Запросы, поступающие в Отдел, подразделяются на:
запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы);
запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера).
После регистрации и рассмотрения обращения начальником (запросы) заявителей с резолюцией передаются в установленном порядке на исполнение.
При поступлении обращения (запроса) заявителя по электронной почте обращение (запрос) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке
Регистрация обращений (запросов) осуществляется в день их поступления.
Общий максимальный срок приема обращений (запросов) от физических лиц не должен превышать 20 (двадцати) минут.
Общий максимальный срок приема документов от юридических лиц не должен превышать 20 (двадцати) минут.
На заявлении заявителя проставляется штамп установленной формы с указанием входящего регистрационного номера и дата поступления документов.
Начальник Отдела, ответственный за организацию информационного обеспечения, по итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня регистрации направляет подготовленный запрос по принадлежности в государственные областные архивные учреждения, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
В случае, если обращение (запрос) требует исполнения несколькими органами государственной власти, местного самоуправления и организациями, начальник Отдела направляет в соответствующие органы и организации копии обращений (запросов) с указанием информации о направлении ответа в адрес заявителя.
Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
Срок исполнения запроса по НСА архива – не более 15 дней с момента его регистрации. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составления по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Порядок выполнения запроса:
запрос рассматривается и исполняется Отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос рассматривается заведующим Отделом или уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в архив интернет - обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и /или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
Архив осуществляет прием граждан и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
Начальник Отдела по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес заявителя.
Рассмотрение обращения (запроса) заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.
3.2.Прием документов, необходимых для выдачи архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам
3.2.1.Административная процедура по оформлению и выдаче архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам осуществляется на основании поступившего заявления.
3.2.2.Заявление для предоставления муниципальной услуги подается в Архивный отдел в одном экземпляре по указанной форме.
3.3.Оформление отказа в предоставлении муниципальной услуги при наличии оснований
Заведующий Отделом рассматривает заявление и приложенный комплект документов.
В случае если в ходе проверки документов выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги начальник Отдела подготовить проект письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Проект письма об отказе направляется управляющему Делами Администрации муниципального района для принятия окончательного решения.