Приказ от 26.03.2014 г №№ 39-ОД, 2818
Об утверждении Административного регламента по предоставлению Министерством юстиции Республики Дагестан государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, в том числе рассмотрение обращений граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Дагестан и других архивных документов»
В соответствии с постановлением Правительства Республики Дагестан от 16 декабря 2011 года N 493 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2011, N 24, ст. 1226) приказываю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению Министерством юстиции Республики Дагестан государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, в том числе рассмотрение обращений граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Дагестан и других архивных документов".
2.Управлению по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Дагестан и регистрации ведомственных нормативных правовых актов подготовить решение о государственной регистрации настоящего приказа.
3.Разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства юстиции Республики Дагестан в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (www.minustrd.ru).
4.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра юстиции Республики Дагестан К.Д.Биакаева.
5.Настоящий приказ вступает в силу в установленном законом порядке.
Министр юстиции
Республики Дагестан
А.РАГИМОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МИНИСТЕРСТВОМ ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ
ГРАЖДАН, ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ
НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН
И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
I.Общие положения
Предмет регулирования Регламента
1.Административный регламент по предоставлению Министерством юстиции Республики Дагестан государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, в том числе рассмотрение обращений граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Дагестан и других архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) Министерства юстиции Республики Дагестан (далее - Министерство), а также порядок взаимодействия Министерства с государственным казенным учреждением Республики Дагестан "Центральный государственный архив", государственным казенным учреждением Республики Дагестан "Республиканский архив документов по личному составу" (далее - государственные архивы), органами исполнительной власти Республики Дагестан, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги.
Круг заявителей
2.Государственная услуга предоставляется гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам и лицам без гражданства; органам государственной власти, местного самоуправления; организациям и общественным объединениям; юридическим и физическим лицам, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - заявители).
Требования к порядку информирования о правилах
предоставления государственной услуги
3.Государственная услуга предоставляется Министерством юстиции Республики Дагестан, через подведомственные ему государственные учреждения (государственные архивы).
4.Место нахождения Министерства и его почтовый адрес: 367015, г. Махачкала, ул. Гагарина, тупик 6.
Местонахождение и телефон структурного подразделения Министерства, обеспечивающего предоставление государственной услуги: Управление по делам архивов Министерства юстиции Республики Дагестан (далее - Управление): 367032, г. Махачкала, ул. М.Гаджиева, 172, тел.: 67-92-56.
5.Электронный адрес Министерства: minust@e-dag.ru, электронный адрес Управления: dagarchiv@yandex.ru, официальный сайт Министерства: www.minustrd.ru, сайт Управления: www.dagarchives.ru.
6.Справочные телефоны:
организация исполнения тематических запросов: (8722) 69-42-08;
организация исполнения социально-правовых запросов: 69-42-14, 69-42-13;
факс Министерства: 8 (8722) 64-12-62, факс Управления: (8722) 67-92-56.
7.Прием граждан должностными лицами Министерства осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным министром юстиции Республики Дагестан (далее - министр) и размещенным на официальном сайте Министерства.
8.Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Министерству государственных архивов содержится в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
9.Сведения о месте нахождения архивных отделов администраций муниципальных образований Республики Дагестан, их почтовых и электронных адресах, контактных телефонах размещены на сайте Управления (dagarchives.ru).
10.Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:
по телефону;
по письменным обращениям;
при личном обращении;
на официальном сайте Министерства;
на "Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru).
11.При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме должностные лица Министерства дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением заявителей.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
12.Государственная услуга по организации информационного обеспечения граждан, в том числе рассмотрение обращений граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Дагестан и других архивных документов (далее - государственная услуга).
Наименование органа исполнительной власти Республики
Дагестан и подведомственных учреждений, предоставляющих
государственную услугу
13.Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения заявителей осуществляют Министерство, государственные архивы.
14.Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Министерству государственных архивов содержится в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
15.При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг;
представления документов и информации, в том числе подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственных и муниципальных услуг, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;
осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, в случаях, предусмотренных федеральным законодательством.
Заявитель вправе представить указанные документы и информацию по собственной инициативе.
Результат предоставления государственной услуги
16.Результатом предоставления государственной услуги являются:
информационные письма;
архивные справки;
архивные выписки;
архивные копии;
тематические перечни;
тематические подборки копий архивных документов;
тематические обзоры архивных документов;
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Срок предоставления государственной услуги
17.Запросы российских, иностранных граждан и лиц без гражданства, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений, юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени о предоставлении информации, поступившие в Министерство, государственные архивы в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем Министерство, государственные архивы сообщают заявителю.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг не может превышать 15 минут.
18.При рассмотрении Министерством, государственными архивами запросов органов государственной власти, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Министерство, государственные архивы дают ответы на эти запросы и предоставляют запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких архивохранилищах, Министерство, государственные архивы уведомляют орган государственной власти о продлении на определенный срок рассмотрения запроса.
19.При поступлении в Министерство, государственные архивы запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Министерство, государственные архивы в 10-дневный срок запрашивают заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
20.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих
отношения, возникающие в связи с предоставлением
государственной услуги
21.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. N 6-ФКЗ, от 30 декабря 2008 г. N 7-ФКЗ) (Российская газета, 1993, N 237; 2009, N 7; 2008, N 267);
Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 1, ст. 8220 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 , ст. 2700; 2003, N 46 , ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768; 2009, N 29, ст. 3617; 2002, N 52 , ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549; 2010, N 47, ст. 6032; 2011, N 30 , ст. 4590, ст. 4596; N 46, ст. 6407);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 , ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038; N 30 , ст. 4600);
Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30 , ст. 4587; N 49 , ст. 7061; N 27, ст. 3873);
Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный N 13893, Российская газета, 2009, N 89);
Законом Республики Дагестан от 11 апреля 2005 года N 15 "Об архивном деле в Республике Дагестан" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2005, N 4, ст. 205);
постановление Правительства Республики Дагестан от 16 декабря 2011 года N 493 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2011, N 24, ст. 1226);
Положением о Министерстве юстиции Республики Дагестан, утвержденным постановлением Правительства Республики Дагестан от 30 апреля 2010 года N 128 "Вопросы Министерства юстиции Республики Дагестан" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2010, N 8, ст. 385).
Исчерпывающий перечень документов, необходимых
для предоставления государственной услуги
22.Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя в письменной форме по почте в Министерство, государственные архивы; запрос, поступивший в Министерство, государственные архивы по электронной почте; запрос, поступивший в Министерство, государственные архивы по факсу; запрос, поступивший на официальный сайт Министерства, в государственные архивы; при личном обращении в Министерство, государственные архивы.
23.В запросе заявителя должны быть указаны:
а) наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);
б) почтовый и/или электронный адрес заявителя;
в) интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
г) форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);
д) личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
е) дата отправления.
24.Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
25.Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию или осуществлять действия, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.
26.Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления
государственной услуги
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является:
отсутствие в документах наименования юридического лица, для физических лиц - своих фамилии, имени и отчества, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;
некомплектность представленных документов.
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления
или отказа в предоставлении государственной услуги
27.Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:
а) если запросы заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии)), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;
б) если в запросе заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
в) если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
г) если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;
д) если в запросе обжалуется судебное решение;
е) если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;
ж) если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;
з) отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.
28.Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.
Перечень услуг, которые являются необходимыми
и обязательными для предоставления государственной услуги,
в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом
(выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении
государственной услуги
29.Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины
или иной платы, взимаемой за предоставление
государственной услуги
30.Министерство, государственные архивы осуществляют предоставление государственной услуги по организации исполнения тематических запросов государственного органа или органа местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций и социально-правовых запросов, бесплатно.
31.Социально-правовые запросы исполняются органами и организациями бесплатно.
32.Государственные и муниципальные архивы осуществляют исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.
33.Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением им своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ним сроки. Исполнение такого запроса осуществляется бесплатно.
34.Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется архивом в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке, установленном архивным учреждением, согласовываются с заявителем.
35.Генеалогический запрос заявителя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Сроки и стоимость работ определяются руководством архивных учреждений в соответствии с утверждаемыми им прейскурантами.
Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении государственной услуги
36.Запрос заявителя в течение трех дней с момента поступления в Министерство, государственные архивы подлежит обязательной регистрации в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, его регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга, к месту ожидания
и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной,
текстовой информации о порядке предоставления таких услуг
37.В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.
38.Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками.
39.Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднения для лиц с ограниченными возможностями.
Показатели доступности и качества государственной услуги
40.Заявитель на стадии рассмотрения его запроса Министерством, государственным архивом имеет право:
а) представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;
б) получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;
в) обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
г) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;
д) осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.
41.Должностные лица Министерства, государственных архивов обеспечивают:
а) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;
б) получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
в) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.
42.Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов в Министерстве, государственных архивах являются:
а) достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;
б) полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;
в) наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;
г) удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;
д) оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления государственных услуг в электронной форме
43.Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Министерства, в государственных архивах и на едином портале государственных и муниципальных услуг.
44.Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте Министерства, в государственных архивах и на едином портале государственных и муниципальных услуг форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.
45.Обеспечение при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса в Министерство, государственные архивы.
46.Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не участвуют.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
47.Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:
а) регистрацию запросов заявителей;
б) рассмотрение запросов Министерством, государственными архивами и передачу для организации их исполнения в профильное структурное подразделение;
в) анализ тематики запросов заявителей;
г) направление запросов органов государственной власти по результатам их рассмотрения на исполнение в органы и организации по принадлежности;
д) направление запросов заявителей (кроме запросов органов государственной власти) на исполнение по принадлежности;
е) подготовку и направление ответов заявителям;
ж) уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности.
Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги
Регистрация запросов заявителей
48.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
49.Поступившие в Министерство, государственные архивы письменные запросы заявителей регистрируются в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
Рассмотрение запросов Министерством, государственными
архивами и передача для организации их исполнения
в профильные структурные подразделения
50.После регистрации запросы докладываются уполномоченному должностному лицу Министерства, государственных архивов и передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней с момента поступления в установленном порядке.
Депутатские запросы, обращения комитетов и комиссий Народного Собрания Республики Дагестан по вопросам их ведения, иных органов исполнительной власти Республики Дагестан о предоставлении информации рассматриваются руководством Министерства в день поступления.
51.При поступлении в Министерство, государственные архивы запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных запросов порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Министерства, государственных архивов по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ заявителю направляется уполномоченным сотрудником Министерства, государственных архивов по почте или электронному адресу, указанному в запросе.
Анализ тематики поступивших запросов
52.Руководитель профильного подразделения Министерства, государственных архивов обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их до исполнителей.
53.Специалисты профильного структурного подразделения Министерства, государственных архивов осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Министерстве, государственных архивах архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяется:
а) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
б) степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
в) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
г) адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
54.Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
Министерство, государственные архивы письменно запрашивают заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
Направление запросов органов государственной власти
по результатам их рассмотрения на исполнение в органы
и организации по принадлежности
55.Министерство по итогам анализа тематики поступившего запроса органа государственной власти о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту, блок-схема N 3 ).
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.
56.Министерство, государственные архивы письменно уведомляют заявителя - орган государственной власти о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности в органы и организации.
57.Государственные архивы по результатам рассмотрения этой категории запросов, поступивших из Министерства, готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их в Министерство.
В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в срок, установленный Министерством, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, государственный архив уведомляет Министерство о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее чем за 3 дня до истечения срока, установленного Министерством.
58.Органы и организации (кроме государственных архивов), исполняющие полученные от Министерства запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемой информации готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней со дня регистрации в органе или организации.
59.Специалисты профильного структурного подразделения Министерства анализируют полученные ответы из государственных архивов, оценивают полноту полученной информации.
60.Специалисты профильного структурного подразделения Министерства на основе ответов государственных архивов готовят информационное письмо или информационное письмо с приложением поступивших из государственных архивов информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов, для ответа на запрос органа государственной власти.
Направление запросов заявителей (кроме запросов органов
государственной власти) на исполнение по принадлежности
61.По итогам анализа тематики поступивших запросов заявителей Министерство, государственные архивы:
а) по тематическим запросам - с учетом тематики запросов направляют их на исполнение по принадлежности в органы и организации (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту, блок-схема N 2 );
б) по социально-правовым запросам - направляют их по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту, блок-схема N 1 ).
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.
При необходимости государственные архивы направляют социально-правовые запросы граждан на исполнение в соответствующие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
62.Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации по тематическим запросам готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя.
Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке, установленном архивным учреждением, согласовываются с заявителем.
63.Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации по социально-правовым запросам готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней.
64.В случае необходимости Министерство, государственные архивы могут запрашивать у организаций исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.
Подготовка и направление ответов заявителям
65.По результатам рассмотрения запроса органа государственной власти Министерство, государственные архивы направляют в соответствующий орган государственной власти информационное письмо с приложением поступивших из государственных архивов информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов, или информационное письмо с обобщением запрашиваемой информации.
Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней.
66.По итогам анализа запроса заявителя Министерство, государственные архивы:
а) дают мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняют его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
б) направляют информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;
в) при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах информируют об этом заявителя и при возможности дают рекомендации по их дальнейшему поиску.
67.Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
Срок исполнения данной административной процедуры - 15 дней.
Уведомление заявителей о направлении запроса
на исполнение по принадлежности
68.Министерство, государственные архивы письменно уведомляют заявителя о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
69.Контроль за рассмотрением письменных запросов заявителей осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по запросам заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, анализа содержания поступающих запросов, хода и результатов работы с запросами заявителей.
70.Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Административного регламента должностными лицами Министерства.
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением
и исполнением ответственными должностными лицами положений
Административного регламента и иных нормативных правовых
актов, устанавливающих требования к предоставлению
государственной услуги, а также принятием ими решений
71.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Министерства, государственных архивов, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего регламента.
Текущий контроль за исполнением письменных запросов заявителей включает:
постановку поручений по исполнению письменных запросов заявителей на контроль, в том числе с использованием системы электронного документооборота;
контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления государственной услуги, принятием решений ответственными исполнителями;
информирование ответственных исполнителей о соблюдении установленных сроков рассмотрения письменных запросов заявителей, о снятии таких запросов с контроля.
72.Письменные запросы заявителей снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых
проверок полноты и качества предоставления государственной
услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой
и качеством предоставления государственной услуги
73.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
При проверке рассматриваются вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги, или отдельные действия в рамках исполнения административных процедур.
Внеплановая проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
74.Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления услуги устанавливается правовыми актами Министерства.
75.При организации проверок учитываются жалобы и заявления заявителей, а также иные сведения о деятельности должностных лиц Министерства, государственных архивов, участвующих в предоставлении государственной услуги.
76.Министерство осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами.
Контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами включает в себя установленную Министерством ежеквартальную отчетность государственных архивов о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Министерства.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Министерства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
77.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Министерства.
По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, совершающие предусмотренные Административным регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, предоставляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными запросами заявителей.
Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Ответственность должностных лиц за решения и действия
(бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе
предоставления государственной услуги
78.В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Положения, характеризующие требования к порядку и формам
контроля за предоставлением государственной услуги, в том
числе со стороны граждан, их объединений и организаций
79.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
80.Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности Министерства. Установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги.
81.Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Министерства.
Приложения
2014-03-26 Приложение к Приказу от 26 марта 2014 года №№ 39-ОД, 2818 Сведение